Missie Voorbereiden | 9 oktober, 2022

Dit is een blijvertje: een digitaal event voor je doelgroep

Ivo van den Brink
10 min. leestijd

Door de Corona Crisis konden een heleboel geplande events direct de prullenbak in. Dergelijke samenkomsten mogen niet meer, ook niet wanneer de gasten op anderhalve meter afstand van elkaar blijven. De meeste introducties en events zijn daardoor uitgesteld, of zelfs helemaal afgezegd. Daardoor missen veel bedrijven een belangrijke boost in hun omzet, die ze juist nu hard nodig hebben. Hoe zorg je dan dat je toch je nieuwe product of dienst kunt introduceren? Het antwoord ligt in een slimme virtuele opzet, met een combinatie van digitale instrumenten.

Een traditioneel event met mensen kan niet meer

Bij de events zoals we die gewend waren ging je allereerst op zoek naar een geschikte locatie, waar voldoende gasten aanwezig kunnen zijn. Vervolgens ging je de gasten uitnodigen, bedacht je een sterke presentatie, zorgde je voor sprekers en audiovisuele ondersteuning. Het liefst nog wat reuring in je netwerk en in de pers. En tijdens de borrel al de eerste gesprekken met de warme leads en belangrijke klanten.

6 weken geleden hadden we nog zo’n heerlijk ‘gewoon’ event: de introductie van Behoud in de Remonstrantse Kerk in Groningen: Binnen een week na dit geweldige event ging de boel op slot: de ‘Intelligente Lockdown’ in Nederland was een feit.

The Virtual Launch: De manier om je product, dienst of bedrijf te lanceren in de Corona Crisis

In de wereld die we nu kennen, loop je op bijna alle onderdelen van het event vast. Je zult voor iedere stap iets nieuws - iets digitaals - moeten verzinnen. Dat hebben we aan den lijve ondervonden met de introductie van de Carbon Collectors. Alles stond er klaar voor: strategisch plan, introductie campagne, marketing, sales… alleen kon niemand de deur nog uit.

De Virtual Launch van de Carbon Collectors

Samen met de ondernemers achter de Carbon Collectors besloten we om de introductie virtueel te doen: dan gaan we toch gewoon voor een scherm staan, en gooien we Zoom open? Zo begon het idee om de Carbon Collectors virtueel te lanceren. Maar als creatieve digitale marketeers willen we geen half werk doen. Carbon Collectors gaat de wereld veranderen dus de introductie moest gewoon in één keer goed. Hieronder lees je hoe we dat hebben aangepakt.

template-virtual-launch-carbon-collectors

Locatie met potentie

Een professionele studio, niet in Hilversum maar gewoon in Groningen

Tijdens het event van Behoud werkten we nauw samen met MY Facilities en dat was heel goed bevallen. We wilden hen sowieso weer inschakelen voor belangrijke events waar we beamers, audio en de lichtshows nodig hebben. Tijdens repetities van de show van Behoud liet Yuksel Ficici terloops vallen dat hij over een studio beschikte met greenwall. Een belletje was snel genoeg gepleegd. MY Facilities, die volledig afhankelijk is van grote events, moesten hun diensten in deze Corona-economie flink aanpassen. Toen wij ons verhaal vertelde over het maken van een virtuele bedrijfslancering lieten zij ons weten dat ze een volledig ingerichte studio hadden en experimenteerden met digitale uitzendingen voor grote bedrijven. We gingen langs om te kijken en samen bedachten we een opzet met schermen, camera’s, sprekers ter plekke en sprekers op afstand. Dit wordt gaaf dachten we meteen.

Uitnodigen via de digitale weg

LinkedIn, e-mailmarketing en free publicity

Via LinkedIn organiseerden we een teaser campagne voor de Carbon Collectors: ‘Over twee weken … ben je erbij? Laat het ons weten in de comments!’ Vervolgens stuurden we een e-mail naar alle relaties. Met een link naar het LinkedIn bericht. Daar kon je in de comments aangeven dat je erbij wilde zijn. Door deze aanpak werd het bericht wijdverspreid door het algoritme van LinkedIn. Ondertussen stuurden we een aantal persberichten, het Dagblad van het Noorden en het Algemeen Dagblad plaatste het pontificaal op de voorpagina. Hierdoor kreeg de landingspage veel nieuwe bezoekers. Hier stond de pagina om je in te schrijven voor het virtual event. De rest van de website was nog onzichtbaar.

244 Gasten uit 3 werelddelen

Join the launch via Zoom of via Webex

Iedereen die aangaf erbij te willen zijn, kreeg een bericht (via LinkedIn en e-mail) hoe ze het event konden bijwonen: via Zoom en via Webex. Door in beide software platformen een geplande event aan te maken konden we vooraf de links genereren voor toegang. We hebben bewust gekozen voor Zoom en Webex. Zoom wordt veel gebruikt en werkt erg eenvoudig. Ze hebben alleen wel op het gebied van privacy een steekje laten vallen waardoor sommigen het platform links laten liggen. Aangezien veel gasten op c-level en managementniveau werken hebben we Webex als alternatief gebruikt zodat we zeker wisten dat we niemand gingen missen.

Door simpelweg op de link naar keuze te klikken kwam je in wachtkamer van de virtual launch. Vanaf 12:15u stroomden beide platformen vol (Dit was geweldig om te zien!), om 12:30 startte de presentatie.

Authentieke Sprekers

2 sprekers in de studio op anderhalve meter, en 3 via een live verbinding met Amsterdam, Den Haag en Penang (Maleisië)

Oprichters Ludo van Hijfte en Haije Stigter waren aanwezig in de studio, voor de gelegenheid toepasselijk gekleed met een industriële helm en een overall. Beide mannen wonen in het Noorden van Nederland, voor hen was het geen probleem om naar de studio te komen en netjes de anderhalve meter in acht te nemen. De andere drie sprekers komen uit respectievelijk Amsterdam, Den Haag en Penang Maleisië. Voor hen werd een live verbinding gelegd met Wirecast om een zo klein mogelijke vertraging te hebben zodat je echt met elkaar in gesprek kunt.

Hier een kijkje tijdens het event, vanuit ‘de coulissen’:

De gehele presentatie werd vooraf met alle sprekers uitgebreid geoefend. De techniek werd uitgebreid getest. Hoewel er hier en daar een hick-up was in het geluid (leerzaam zo’n eerste keer 🙂 waren de gesprekken heel goed te volgen. Een van de sprekers op afstand kon zo zelfs een vraag uit het publiek op Zoom beantwoorden.

Presentatie, vertellen als een verhaal

Een heldere keynote, video en een spetterende animatie

De sprekers werden qua beeld ondersteund met een heldere keynote, waarop geen volzinnen of lijsten met bullets werden getoond, maar enkele woorden. In deze digitale setup werd de keynote achter de sprekers getoond. Je zag dus voornamelijk de sprekers. Enkele onderdelen met video werden schermvullend getoond aan het publiek via Zoom en Webex. De introductie van de naam en het beeldmerk werd ingeleid met een klap op de knop, die een hele vette animatie startte.

Audiovisuele ondersteuning

7 cameraposities, 5 microfoons, 3 live verbindingen, 2 virtuele tribunes en heel veel mengpanelen

De mannen van MY Facilities waren achter de schermen continu bezig met het regelen van de techniek. Een hele klus als je ziet wat er allemaal wordt ingezet: in de studio maar ook daarbuiten.

Complimenten voor de techneuten. Er zaten echt nog wel een paar kleine hick-ups in de show, maar die werden snel verholpen tijdens de live uitzending. Zo’n eerste keer werken aan een wereldprimeur levert altijd leerpunten op voor de volgende keer. Het geluid viel tijdelijk uit bij een live verbinding vanuit Den Haag. En de animatie haperde in de eerste seconden op Zoom. Daar leren we direct van, Innoveren is continu leren. Deze ervaring nemen we de volgende keer mee.

De aftermovie

Een legendarisch moment vastgelegd in een geweldige aftermovie

De hele presentatie, inclusief de interactie met de sprekers op afstand en de digitale tribunes is vastgelegd op film, door een cameraman van MY Facilities. En gemonteerd in een strakke samenvatting van dit geweldig event. Daaruit worden ook de korte stukjes video gehaald, die wij weer gebruikten op LinkedIn en in de sales-presentaties. Dit is ontzettend belangrijk in de follow up van het event: Een aftermovie is een middel om geïnteresseerden nogmaals te kunnen benaderen. En ook diegenen die er niet bij konden zijn konden we nu opnieuw interesseren.

Gesprekken met geïnteresseerden

Follow up via LinkedIn en e-mailmarketing

Die leuke en interessante gesprekken tijdens de borrel mis je natuurlijk tijdens een digitaal event. Maar de Carbon Collectors zagen tussen de aanwezigen belangrijke prospects die ze direct via de telefoon, WhatsApp en e-mail konden opvolgen. Daarnaast werd voor follow up gezorgd door een aantal berichten te verspreiden via LinkedIn.

De aftermovie speelt in de follow up een belangrijke rol. Voor iedereen die er niet bij kon zijn kunnen ze alsnog via e-mailmarketing worden uitgenodigd om de film te bekijken. En iedereen die wel is geweest kan het nog even rustig nakijken. Stiekem willen de meesten ook nog even kijken of en hoe ze zelf in beeld zijn geweest. Door de video op een landingspagina te plaatsen weten we wie is gaan kijken. Sowieso is het voor de Carbon Collectors een kleine moeite om de krenten in de pap even na te bellen: ‘Leuk dat je er was! Wat vond je ervan?’ Naast de video staat een formulier, om een digitale meeting aan te vragen:

Kranz-Collins-landingspagina-aftermovie-meeting

CONCLUSIE:

Wat levert zo’n virtuele lancering op?

Met deze virtuele launch hebben we bewezen dat je - ook in het midden van een ernstige crisis - positieve resultaten kunt bereiken met een lancering. Veel marketeers denken dat deze digitale events daarom blijvend zijn.

Een groot bereik en naamsbekendheid spot on in de doelgroep

Bijna 3200 mensen bekeken de teaser video, spot on in een zeer moeilijk bereikbare doelgroep. Dat kun je perfect zien in LinkedIn: c-level en management van grote fabrieken. De nieuwe naam staat meteen op het netvlies van de doelgroep.

Een record

Dit is met ruim 244 man op de digitale tribune de grootste virtuele bedrijfslancering ter wereld.

Een visitekaartje waar je U tegen zegt

Deze opzet straalt uit dat je geen klein start-upje bent. En dat is nodig, Carbon Collectors werkt voor hele grote fabrieken.

Trotse partners openen nieuwe deuren

De Carbon Collectors werken samen met enkele toonaangevende organisaties. Denk alleen al aan Wagenborg, Petrogas en Imodco. Zij kunnen hun relaties bestoken met het nieuwe presentatie- en videomateriaal.

Versnelling bij bestaande relaties

Tussen het publiek zaten enkele beslissers waarmee de Carbon Collectors op dit moment in gesprek zijn. Deze gesprekken raken in een stroomversnelling, mede omdat de oplossing voorlopig uniek is en daarmee schaars is.

Bij nieuwe beslissers aan tafel

Doordat via de LinkedIn campagne en de aftermovie veel nieuwe beslissers en tipgevers zijn bereikt worden nieuwe kansen gecreëerd. De Carbon Collectors komen hierdoor in gesprek met 7 grote fabrieken waar ze eerder moeite hadden om binnen te komen.

Nieuwe kansen om op te volgen

Door updates via LinkedIn en e-mailmarketing blijven delen ontstaan gedurende de komende maanden nieuwe kansen om op te volgen.

De Carbon Collectors zelf over de virtual launch

KC-Haije-Stigter-Carbon-Collectors-testimonial

“Dankzij de sessies met Kranz Collins werd precies duidelijk welke klanten we willen en wat hen bezighoudt. Daar hebben we onze marketing en sales op gestructureerd. Daarom hebben we nu zo’n heldere pitch.”

Haije Stigter - Founder en Technical Director Carbon Collectors

KranzCollins_Portret_Ludo-van-Hijfte_CarbonCollectors

"Door de Lockdown zaten we binnen achter onze schermen, verspreid over de hele wereld. Dan maar uitstellen? Dankzij de virtuele launch zijn we toch los. En hoe. Onze agenda’s staan vol, wat een resultaat."

Ludo van Hijfte - Founder en Managing Director Carbon Collectors